Система управління асортиментом: що це і як нею користуватись

Що таке система управління асортиментом

Ключова відмінність від складської програми — у питанні, на яке вона відповідає. Складський облік відповідає на питання «скільки товару є зараз». Система управління асортиментом відповідає на питання «який товар взагалі варто тримати». Це різні задачі: перша дивиться назад і фіксує факт, друга дивиться вперед і готує наступну закупівлю.

Саме тому магазин може мати ідеально ведений склад — і при цьому щомісяця закуповувати те, що не продається. Склад чесно покаже залишок 40 штук. Він не скаже, що останні 12 із них продалися ще торік.

Чотири показники, на яких тримається все

Управління асортиментом виглядає складним, поки не звести його до кількох цифр по кожній позиції. Насправді їх чотири, і кожна відповідає на своє питання.

1. Оборотність — як швидко товар перетворюється назад на гроші

Оборотність показує, скільки разів за період товар повністю продався і був закуплений знову. Це найнедооціненіший показник у малому бізнесі, бо він пояснює річ, яка інтуїтивно здається неправильною: товар з меншою націнкою може заробляти більше, ніж товар з більшою.

2. Внесок у прибуток, а не у виручку

Позиція може займати перше місце за виручкою і при цьому бути в кінці списку за прибутком — якщо в неї низька націнка або дорога доставка. Тому сортувати асортимент за виручкою майже безглуздо. Сортувати треба за валовим прибутком: продажна ціна мінус закупівельна, помножена на кількість проданого.

Ця сама логіка детальніше розібрана в матеріалі про те, як порахувати реальну маржу товару — там показано, чому закупівельна ціна це ще не вся собівартість.

3. Вік залишку — скільки товар лежить без руху

Це найпростіший спосіб знайти неліквід. Якщо позиція не продавалася 90 днів і більше, вона майже напевно не продасться і в наступні 90 — попит на неї не з'явиться сам собою. Кожна така позиція має конкретну ціну: гроші, вкладені в неї, не працюють.

4. Частота дефіциту — як часто товар закінчувався

Зворотний бік. Якщо ходовий товар регулярно закінчується, магазин втрачає продажі мовчки: клієнт не скаржиться, він просто купує в іншому місці. Ці втрати ніде не відображаються у звітах, тому їх помічають лише тоді, коли рахують частоту дефіциту свідомо.

ABC-аналіз: як не витрачати однакову увагу на всі товари

ABC-аналіз ділить асортимент на три групи за внеском у результат:

• Група A — приблизно 20% позицій, які дають близько 80% прибутку. Це ядро бізнесу. Ці товари не мають закінчуватися ніколи.
• Група B — середняки. Працюють стабільно, але без них магазин виживе.
• Група C — численні позиції з мізерним внеском. Саме тут накопичується неліквід.

Практична цінність поділу не в самій класифікації, а в тому, скільки уваги отримує кожна група. За групою A стежать щотижня й тримають запас із запасом. Групу C переглядають раз на квартал і чистять без сентиментів. Без такого поділу власник витрачає однаковий час на позицію, яка дає 200 тисяч на рік, і на ту, яка дає 800 гривень.

Ширина і глибина асортименту

Два поняття, які часто плутають, хоч рішення за ними протилежні:

• Ширина — скільки різних категорій товарів представлено. Магазин продає тільки фільтри чи ще й олії, щітки, лампи.
• Глибина — скільки варіантів усередині категорії. Один фільтр чи дванадцять під різні моделі.

Типова помилка невеликого магазину — нарощувати ширину, коли проблема в глибині. Клієнт іде не тому, що в магазині немає нової категорії, а тому, що в потрібній категорії немає саме його розміру чи моделі. Розширення вшир при цьому дороге: кожна нова категорія — це нові постачальники, нові заморожені гроші й нові позиції, які нема кому відстежувати.

З чого почати, якщо системи ще немає

Не обов'язково одразу впроваджувати щось складне. Порядок дій, який дає результат найшвидше:

1. Звести всі позиції в одне місце з двома цінами — закупівельною і продажною. Поки закупівельної ціни немає в системі, порахувати прибуток неможливо в принципі.
2. Знайти позиції без продажів за 90 днів. Це перший і найшвидший результат: зазвичай виявляється сума, яку власник не очікував побачити.
3. Розпродати неліквід навіть із мінімальною націнкою. Гроші, вкладені в товар, що не рухається, коштують дорожче за втрачену на знижці маржу.
4. Виділити групу A і налаштувати мінімальний залишок саме по ній, щоб ходові позиції не закінчувалися.
5. Переглядати асортимент раз на квартал, а не тоді, коли на складі закінчилось місце.

Коли Excel перестає справлятися

Excel — нормальний інструмент управління асортиментом, поки виконуються дві умови: позицій менше сотні й таблицю веде одна людина. Проблеми починаються не від кількості рядків, а від кількості рук.

Щойно закупівлями займається двоє, з'являється дві версії файлу. Щойно постачальник змінює прайс, таблиця показує стару закупівельну ціну — і магазин кілька тижнів продає в мінус, не підозрюючи про це. А історія продажів по позиції, без якої не порахувати ні оборотність, ні вік залишку, у таблиці не зберігається взагалі: там видно лише поточний стан.

Саме тут окрема CRM-система для бізнесу починає окупатись — не тому, що вона зручніша, а тому, що вона зберігає історію, з якої й рахуються всі чотири показники вище. Детальніше про перехід від таблиць до системи — у матеріалі про облік товарів і постачальників без хаосу в Excel.

Часті запитання

Підсумок

Система управління асортиментом потрібна не для порядку в номенклатурі, а для однієї конкретної речі — щоб побачити, скільки грошей лежить у товарі, який не продається, і які позиції насправді годують бізнес. Ці цифри неможливо тримати в голові, і вони не видно в звіті про виручку. Достатньо мати по кожній позиції закупівельну ціну, продажну ціну й історію продажів — решта рахується автоматично.